Yếu tố lớn nhất có thể quyết định thành công của event đó là khách mời. Nếu sự kiện của bạn tổ chức với quy mô lớn nhưng không có lượng lớn khách mời tham dự thì event đó không hoàn hảo. Nhưng nếu như sự kiện được thực hiện với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham gia quá nhiều thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng tốt nhất thì event của bạn cũng đã thất bại.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Để giúp đỡ bạn hiểu hiểu rõ hơn những tình huống có thể xảy ra đối với sự kiện chúng tôi đã cung cấp cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của sự kiện

Nếu như bạn thực hiện một event thì đòi hỏi khách mời phải tới từ nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và đến từ tổ chức nào thì điều cần thiết bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả những khách mời cũng như khán giả tới tham dự.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian thực hiện sự kiện để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu như lượng khách mời tới quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả các nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời tới đúng giờ để kịp cho tiến độ của event.

Có quá đông khách mời đến tham gia so với quy mô của sự kiện

Đôi khi trong thực hiện event bạn sẽ phải gặp những vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hoặc lượng khách mời tới quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Bởi thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham gia nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu trong tổ chức sự kiện có khá nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham gia để phân chia nhỏ lượng người ra cho các hoạt động, tránh dồn đọng lại tại khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

tổ chức lễ khai trương showroom

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn khá nhiều. Vì khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hoặc là thông báo cho họ về sự kiện.