Khách mời là nhân tố chính quyết định hoàn hảo của event bởi lẽ thế để event thực hiện được thành công đòi hỏi người tổ chức event nên phải có những giải pháp để quản lý hoàn chỉnh khách mời tham dự event đem đến sự hài lòng cho họ. Để đạt được điều đó không phải là một điều dễ dàng nên phải tổ chức theo một tiến trình rõ ràng để tránh xảy ra thiếu xót.

ban cong hoi su kien

Dưới đây chúng tôi sẽ gợi ý cho bạn một vài việc bạn cần làm để quản lý tốt khách mời tham gia event để tổ chức được một sự kiện tốt nhất.

Xác định đối tượng khách mời tham gia sự kiện

Khi đã nhận được đơn đặt hàng của khách hàng thì bạn cần xác định đối tượng tham gia sự kiện gồm đa số ai, số lượng là bao nhiêu, bạn nên nghiên cứu kĩ càng vấn đề này để bạn có thể xác định được đối tượng khách mời thuộc tầng lớp nào khi đó bạn sẽ chuẩn bị thư mời tham gia sự kiện cho phù hợp nếu như cần bạn có thể gọi điện thoại để xác nhận.

Việc này sẽ đem đến cho bạn khá nhiều ưu việt đó là bạn sẽ có được danh sách số lượng khách mời tham dự sự kiện một phương pháp chính xác. Nhưng bạn nên lưu ý một điều đó là thường xuyên kiểm tra số lượng khách mời xem sao có thay đổi hay không, hoàn hảo bạn nên chốt số lượng khách là bao nhiêu trước khi event được diễn ra khoảng 2 ngày.

Chuẩn bị khu vực check in cho khách mời

Check in là một việc không thể thiếu trong hầu hết đa số sự kiện bởi vì thế bạn nên chuẩn bị đa số bàn có những PG phục vụ để giúp đỡ khách hàng check in khi tham gia sự sự kiện. Nếu như bạn tổ chức những event như event khởi công, sự kiện khánh thành, khai trương thì bạn cần sắp xếp một khu vực check in riêng cho khách mời đặt biệt là đa số sự kiện này có sự tham dự của các khách VIP và giới truyền thông. Nếu như có điều kiện bạn cần sắp xếp thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết và hướng dẫn khách mời vào bàn check in.

Chú ý sự an toàn của khách mời

Nếu event được tổ chức trong những nhà hàng khách sạn thì đa số nơi này đã được trang bị đầy đủ trang thiết bị và được bố trí các bảo vệ tại đó.

Cung cấp pg

Nhưng nếu tổ chức sự kiện ngoài trời thì việc kiểm soát khách mời là một vô cùng khó khăn tại vì thế bạn nên có biện pháp để đảm bảo an toàn cho khách mời. Bạn nên thiết kế một lối đi dẫn ra cửa an toàn hay là lối thoát hiểm luôn phải thông thoáng.