Việc tổ chức một buổi sự kiện Briefing là một việc vô cùng quan trọng với một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bởi chính thời gian này sẽ giúp công ty khách hàng và Agency gặp gỡ nhau khi đó sẽ nắm được nội dụng của chương trình một phương pháp dễ dàng. Vậy khi tổ chức buổi Event Briefing bạn cần phải làm gì? Dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin cần thiết.

cong ty to chuc su kien tat nien

Nắm được thông tin khách hàng

Đối với một người là nghề tổ chức event nắm được tâm lý của khách hàng cũng như biết được mong muốn của khách hàng là một điều hết sức quan trọng. bởi do khi đã nắm được nhu cầu của khách hàng thì cuộc gặp sắp diễn ra thuận lợi và thông tin rõ ràng hơn. Bạn có thể tìm hiểu thông tin về họ qua website của họ, báo chí, hay là qua các mối quan hệ trong nghề.

Bên cạnh việc nắm bắt thông tin của khách hàng bạn cũng nên cho khách biết các thông tin về công ty của bạn: Cho dù khách hàng biết hay chưa biết tương đối nhiều về công việc, cũng nên diễn tả sơ qua về công ty bạn và một số dự án công ty đã làm cho khách hàng thông qua một bản Presentation để khách hàng có cái nhìn tổng quát và tin tưởng vào năng lực công ty bạn.

Bạn cần lưu ý một điều là khi tới gặp khách hàng bạn cần đi đúng giờ ăn mặc lịch sự và phù hợp không khí của công ty khách hàng nên đi từ hai người trở lên để bổ trợ cho nhau, nhưng cũng không nên đi quá khá nhiều.

tổ chức lễ khai trương

Nên nhớ, đa số khách hàng càng mập mờ về thông tin thì càng khó lường, còn đa số khách hàng càng tỉ mỉ, chi tiết, càng đưa ra vô cùng nhiều câu hỏi là người dễ dàng để hợp tác cùng bởi do họ khá chuyên nghiệp. Dĩ nhiên họ sẽ rất sẵn lòng và việc bạn làm là lưu lại liên lạc của họ để có thể khai thác đa số vấn đề cần bổ sung mà ngay tại buổi Briefing bạn chưa thấy ngay được.

Hãy chuẩn bị một bản kế hoạch trước khi tới gặp khách hàng:

Người thực hiện dự án khi có trong tay một bản brief hoàn chỉnh sẽ nhìn được bức tranh toàn cảnh của dự án: Mình đang tại đâu ? Vai trò của Mình là như thế nào ? đích đến mà khách hàng muốn làm được qua dự án này. Bản Event Briefing càng chi tiết, kỹ lưỡng thì sau này càng đỡ nhọc công cho bạn và cả Agency. Một bản brief hoặc nên có đầy đủ đa số thông tin cần thiết về đa số yêu cầu về các mốc thời gian hoàn thành : ngày nào thuyết trình bản kế hoạch, ngày nào ký hợp đồng, ngày nào bắt đầu triển khai…