Một sự kiện được đánh giá là thành công dựa trên tương đối nhiều yếu tố khách nhau như địa điểm tổ chức, không gian của buổi tiệc, phục vụ và thực đơn. Nhưng có một yếu tố vô cùng chủ yếu quyết định mức độ thành công của sự kiện đó là quản lý khách mời tới tham gia event. Việc này đòi hỏi bạn phải có tương đối nhiều kinh nghiệm và khả năng giải quyết tình huống nhanh. Dưới đây là 5 điều bạn cần lưu ý khi quản lý khách mời tham dự buổi tiệc.

to chuc tet trung thu cho cac be

Xác định đối tượng tham gia sự kiện

Nếu bạn là người chịu trách nhiệm về sự kiện thì bạn nên có một buổi làm việc với khách hàng để có thể lọc ra danh sách khách mời tham dự sự kiện. Sau khi làm việc với khách hàng bạn sẽ có một danh sách ban đầu với khá chính xác số lượng khách mời. Và trong suốt thời gian chuẩn bị, bạn cần thường xuyên liên hệ với khách hàng để cập nhật tình trạng khách mời, danh sách chính thức tốt cần được gút lại trước khi event diễn ra khoảng hai ngày.

sắp xếp khu check in riêng cho khách mời

Hầu hết một số khách mời khi tham gia bất kì event nào cũng đều muốn check in sự kiện mà mình tới bởi thế hãy sắp đặt một khu vực riêng để khách mời có không gian check in riêng. Nếu sự kiện của bạn có sự tham dự của khách VIP hoặc là giới truyền thông bởi đây là một số nhân vật cần được quan tâm cần nên sắp đặt một bàn riêng cho 5 nhân vật này. Ngoài ra, cần có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check in, tránh được tình trạng khách tới vào cùng một lúc.

tổ chức lễ khai trương showroom

Đặt sự an toàn của khách mời lên trên tất cả
nếu như event của bạn được tổ chức trong một nhà hàng thì việc quản lý khách mời rất đơn giản nhưng Nếu địa điểm là khuôn viên của một quán bar thì điều này không hề dễ dàng. vì tại đó diện tích không lớn, ánh sáng mờ không gian chật hẹp, bàn ghế sắp xếp không theo một trình tự nhất định nên bạn cần bố trí thật vô cùng nhiều bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình buổi tiệc diễn ra. Đối với không gian này bạn nên lưu ý thiết kế một đường đi nhỏ giữa 4 khu vực để khi khách được mời lên tham dự 5 hoạt động hay là trò chơi có thể đơn giản di chuyển. Đặc biệt lối đi dẫn ra cửa thoát hiểm hay cửa ra vào luôn phải thông thoáng để nếu như có bất kỳ sự cố nào thì khách của bạn cũng sẽ được an toàn rời khỏi đó.