Việc thực hiện sự kiện ở một tỉnh sẽ mang lại tương đối nhiều khó khăn khá nhiều bỡ ngỡ cho người làm sự kiện từ nơi khác tới với ngay cả những người làm event không ít năm trong nghề.

Dưới đây là một số lưu ý có thể sẽ giúp bạn chuẩn bị hoàn chỉnh hơn cho các event ở một tỉnh nào đó.

công ty tổ chức sự kiện tất niên



1. Khảo sát địa điểm thực hiện.

Bạn là người thường xuyên làm sự kiện mà địa điểm lại là những khách sạn trong thành phố, bạn đã quá quen thuộc với cách thức làm việc của họ rồi thì công việc này rất dễ dàng. Còn làm việc với đa số khách sạn ở tỉnh, gặp phải những khách sạn chuyên nghiệp thì quả thật là may mắn khi bạn chỉ nên nêu yêu cầu và họ có thể giải đáp cho bạn, nhưng đôi khi, gặp phải đa số khách sạn không chuyên nghiệp thì bạn phải khá vất vả, mà đó lại là điều thường gặp ở đa số khách sạn tại thành phố nhỏ..

nếu như bạn tổ chức một chuỗi sự kiện ở nhiều địa điểm khác nhau, thì bạn không thể đi khảo sát toàn bộ được. bởi thế, bạn cần phân chia theo cấp độ và đi khảo sát các điểm quan trọng hơn trước. Việc này thực tế và nên thiết, tại vì bạn sẽ không thể dựa vào hình ảnh của đa số khách sạn cung cấp thêm (thường rất lung linh) hoặc là kích thước mà họ đưa ra cho bạn để lên mẫu thiết kế hoặc là trang trí... để rồi tới lúc ra hiện trường, một sân khấu hoành tráng quá cỡ và quá khổ so với một khán phòng hẹp ém, bé xíu thì hình ảnh sẽ vô cùng không đẹp mắt, nếu như không trực tiếp khảo sát bạn sẽ không lường trước các vấn đề này.

to chuc le khai truong showroom

2. Phương tiện di chuyển khách mời và vận chuyển trang thiết bị.

Đây cũng là một vấn đề mất khá nhiều thời gian và khiến vô cùng nhiều người làm sự kiện mất ăn mất ngủ, lúc này bạn cũng phải lo lắng về yếu tố an toàn trong khi di chuyển, việc mua bảo hiểm cho khách tham dự là điều cần thiết nên làm.

Thường thì những đơn vị phụ trách các hạng mục mà bạn thuê mướn sẽ có phương án vận chuyển cho bạn. Tuy nhiên, trong một vài trường hợp, bạn vẫn phải vận chuyển một số đồ đạc, dụng cụ và cả nhân sự nữa. Hãy tính toán và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp.

Trước event, bạn cần cắt cử một người rành về kĩ thuật ra trước để giám sát thi công và có những điều chỉnh kịp thời. Bạn cần lưu ý về tác phong làm việc của nhà cung cấp thêm, bạn có thể quen với việc nhà cung cấp thêm âm thanh sẵn sàng set up thiết bị trước 1 ngày, và kết thúc sớm trước khi chương trình diễn ra.