Một người lập kế hoạch luôn giữ vai trò nhất định trong bất kỳ sự kiện lớn hay là nhỏ. Kế hoạch là “bản đồ” để bạn đi tới cuối event một cách thức có trình tự, đường hướng để “hiện thực hóa” ý tưởng. Có thể nói, việc triển khai tổ chức chương trình tốt sẽ đưa ý tưởng đến với khách mời một phương pháp hoàn thiện, nếu như ý tưởng hoàn hảo đến mấy mà không tổ chức ổn thì sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đề. Trong đa số công ty và doanh nghiệp nhỏ thì khá nhiều nơi họ tự đứng ra tổ chức một sự kiện cho chính mình.

tổ chức lễ khai trương

Ghi rõ mục đích của sự kiện

Yêu cầu khi xác định mục tiêu là phải rõ ràng, càng rõ ràng thì càng dễ dàng làm việc. Chắc chắn một điều rằng bạn không thể làm việc một mình tại tất cả các bước. Hơn nữa, nếu như xây dựng kế hoạch theo nhóm thì nhất thiết phải có sự đồng bộ. Mọi người phải không ai được mơ hồ về đích đến event thì việc lên ý tưởng cho toàn bộ chương trình mới thống nhất. Có khá nhiều mục tiêu thông dụng như: bán hàng, tăng sự thông dụng thương hiệu, gắn kết khách hàng với thương hiệu... Bạn phải viết kế hoạch làm thế nào để khi event kết thúc, hầu hết những khách mời phải hướng tới mục đích ban đầu đó.

Làm việc nhóm và báo cáo kết quả cuối cùng với lãnh đạo

Phải có người trao đổi, thảo luận để phản biện đối với ý tưởng của bạn. Một nhóm sẽ giúp kế hoạch hoàn thiện hơn, phù hợp hơn với bối cảnh hiện tại của thương hiệu. Kĩ năng Brainstorming của người lập kế hoạch là yếu tố kiên quyết giúp cả nhóm đưa ra các ý tưởng bổ sung. Sự phản biện và tính toàn diện cần phải liên tục được nêu ra trong tất cả các lần thảo luận của nhóm. Sau khi đã thống nhất một bản kế hoạch hoàn hảo thì bạn trình kết quả đó cho lãnh đạo xem xét và quyết định.

Đừng xem thường truyền thông cho sự kiện

Người lập kế hoạch nên phải có cái nhìn tổng thể để kiểm soát toàn bộ, truyền thông báo chí, mạng xã hội, truyền thống trước –trong – sau sự kiện, tất cả phải được kết hợp hài hòa và có trọng tâm để kế hoạch diễn ra hoàn hảo trên thực tế.

to chuc tet trung thu cho cac be
Bạn cũng cần phải lưu ý đến truyền thông nội bộ, bởi vì thực sự đã có khá nhiều thương hiệu tập trung làm truyền thông bên ngoài nhưng lại quên đi điều quan trọng nhất và cơ bản nhất là truyền thông nội bộ. Người trực tiếp phụ trách các mảng khác nhau, dù lớn hoặc nhỏ của sự kiện đều nên phải hiểu sâu sắc về mục tiêu của event thì rất khó để công chúng đích đến có thể hiểu và đạt được đích đến truyền thông khi thực hiện event.