Đối với những event được thực hiện tại các tỉnh, nhiều chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với các event được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với nhiều chuyến đi xa như thế này thì cần nên có nhiều chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức event đó vì có không hề ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm đa số khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia một số phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà đa số nhà thực hiện event nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).tốt nhất bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn ở: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời nhiều câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, tại bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay không (có các khách sạn tại đa số tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại những hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống ở nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu có)…

cong ty to chuc su kien tat nien

Mua sắm vật dụng: Có đa số vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm ở hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê nhiều vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. cách thức tốt là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, vì đôi khi quá đa số việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không phòng ngừa.

Trên đây là nhiều vấn đề nên lưu ý khi tổ chức đa số sự kiện ở một vài địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ tại vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay thay đổi. Nhưng hi vọng một số lưu ý trên giúp bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong các ngày đầu làm công việc thực hiện event tại tỉnh xa.