Để tổ chức một event cần phải hiện tổ chức hàng loạt một số công việc trước đó, một trong các công đoạn đầu tiên và cực kỳ quan trọng đó là lên kế hoạch cho event. Đây là quá trình mà người tổ chức sự kiện nên tính toán thật kỹ lưỡng, bởi do một kế hoạch chi tiết, cụ thể và đúng đắn sẽ giúp đỡ quá trình tổ chức diễn ra suôn sẽ. Kế hoạch càng dự liệu được những vấn đề có thể xảy ra thì càng hạn chế việc xảy ra đa số tình huống bất ngờ không mong muốn. Trong đó, việc lên kịch bản cho chương trình là việc mà bất kỳ người tổ chức event nào cũng cần nên quan tâm, người tổ chức event nên tính toán chu đáo, kịp bản càng phù hợp thì càng làm tăng hiệu quả của chiến dịch. Viết kịch bản chương trình không hề đơn giản chút nào. Nó yêu cầu người viết phải nắm được một vài quy luật phát triển kể cả bên trong và bên ngoài, nên hiểu rõ đối tượng tham dự event. Bên cạnh đó là nhiều yếu tố về đích đến của sự kiện, thời gian, địa điểm, đối tượng tham dự sự kiện, chủ đề của sự kiện….

công ty tổ chức tất niên

Để có thể giúp bạn xây dựng một kịch bản đầy đủ một số nội dung và đúng trọng tâm, bạn có thể tham khảo qua một vài câu hỏi sau đây:

1. Khi thực hiện sự kiện này, mục tiêu của khách hàng của bạn ra sao? mục đích của event ra sao?

2. sự kiện dự định sẽ được tổ chức ở địa điểm nào? Địa điểm đó có đặc điểm gì? tại trong nhà hay ngoài trời?

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

3. event được thực hiện thời gian nào, mùa nào trong năm, buổi nào trong ngày?

4. Dự báo thời tiết lúc event diễn ra được dự báo là gì?

5. Hoạt động của mỗi sự kiện hoặc mỗi chuỗi event được tổ chức theo trình tự như thế nào, lần lượt từ hoạt động nào, đến hoạt động nào?

6. Nhóm thực hiện sự kiện gồm đa số ai? Quan hệ giữa họ là như thế nào (Phối hợp, phục tùng, chỉ huy)

7. cách thức thực hiện event là gì?

8. Phương tiện cho nhóm tổ chức event gồm các gì?

9. Nhóm tổ chức event gồm đa số ai (diễn viên, khách mời, …)? Tính chuyên nghiệp của họ ra sao?

10. Phương tiện cho những người tổ chức sự kiện sử dụng – gồm các gì?

11. Nhóm khách hàng mục tiêu đối với sự kiện này là các ai? nhiều hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi thực hiện event )?

12. Nhóm khách hành tiềm năng đối với sự kiện này là các ai? nhiều hoạt động đối với họ (trước, trong và sau khi tỏ chức event)?