Để một sự kiện tốt đẹp nên là sự tổng hợp của các yếu tố khác nhau. Ngoài việc sắp xếp địa điểm, một số người tham gia thì người thực hiện cần nên cân nhắc tới rất lớn yếu tố khác. Trong đó, yếu tố thời gian là một trong nhiều yếu tố cực kỳ quan trọng để event diễn ra đúng như kế hoạch.

Một trong những vấn đề mà nhà tổ chức event cần lưu ý đó là trong thời gian bạn chọn có event nào khác diễn ra không? Nếu có thì event đó có liên quan gì tới event bạn dự định tổ chức hay không? Ngoài ra ảnh hưởng của mùa cũng ảnh hưởng không nhỏ nên bạn phải dự liệu điều này ngay từ lúc lên kế hoạch.

công ty tổ chức tất niên

Trước hết là yếu tố thời tiết và “mùa” trong năm

Thường thì mùa cưới là từ tháng chín tới tháng giêng là thời gian có đa số đám cưới diễn ra; tháng của lễ hội là tháng hai và tháng ba. Bạn phải quan tâm đến một số rủi ro như thế nào khi quyết định tổ chức một sự kiện. Bên đó thì yếu tố thời tiết, vào thời điểm bạn dự định tổ chức event thời tiết nóng hay là lạnh, mưa hoặc là nắng; và thứ kiện từ phía nhà cung cấp ra sao, có đáp ứng được với thời tiết đó hay là không.

event bạn thực hiện là thuộc loại hình nào, khách mời là các người như thế nào

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Đối với việc thực hiện một vài event miêu tả sản phẩm, hội thảo thì nên tổ chức vào đầu mùa vụ tiêu dùng. Cụ thể, đối với những mặt hàng như xe ô tô thì mọi người thường thực hiện các lễ mô tả vào mùa thu, thường vào thời gian này là thời điểm để những nhà sản xuất và nhà phân phối gặp nhau để mô tả về đa số kiểu dáng và công nghệ xe mới.

Đối với sản phẩm là quạt, máy điều hòa thì miêu tả vào đầu mùa hè, thời điểm bắt đầu của nhu cầu sử dụng nhiều thiết bị làm mát không khí.

Đối với thời trang thì thường tổ chức miêu tả vào đầu thu, lúc này là lúc bắt đầu “mùa” mua sắp cho dịp cuối năm.

Đối tượng khách mời: Nhà tổ chức sự kiện nên đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham gia. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, một số dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho nhiều người tham dự.

Chẳng hạn đối với khách sạn có một số phòng trống, người thực hiện sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham gia như:

– Lễ đón tiếp nhận phòng

– Thêm một số tiện nghi trong phòng hoặc quà

– Đăng ký phòng nghỉ sớm