RFP meeting - Request for Proposal hay tạm dịch ra nghĩa tiếng Việt là yêu cầu proposal. Khi bạn tham gia một RFP meeting cũng là lúc đang bắt đầu một quy trình đấu thầu cho việc tổ chức sự kiện.

Khách hàng có thể thông qua RFP có thể có 6 đánh giá về agency về năng lực công ty, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty… Đây cũng là một trong một số tiêu chí quan trọng để quyết định có lựa chọn agency đó hay là không.

to chuc le khai truong

Nội dung của một bản RFP cơ bản thường chứa đựng 6 thông tin về khách hàng, 6 thông tin về yêu cầu của họ để làm căn cứ cho agency chuẩn bị một proposal tương ứng.

nhiều nội dung về RFP meeting

4 công ty lớn ở Việt Nam hiện nay khá chuyên nghiệp, họ chuẩn bị một cách thức rất chu đáo phải hỗ trợ rất lớn cho những người nhận RFP lĩnh hội thông tin, do đó rất thuận tiện để có thể hoàn thành những proposal perfect.

cong ty to chuc su kien tat nien



Tuy nhiên, các công ty vừa và nhỏ lại không chuyên nghiệp và còn mơ hồ về nội dung này. nên khi họ cần tổ chức một event nào đó thì họ chỉ đơn giản là trình bày các thông tin rồi giao phó cho Agency, còn mình họ thì dường như hoàn toàn bị động.

Dưới đây là một cấu trúc tương đối thông dụng của một RFP. Tuy nhiên, tùy theo từng sự kiện mà bạn có thể chọn một số nội dung chủ yếu để trình bày trọng tâm hơn, cụ thể là các vấn đề sau:

Công ty mời thầu là ai?

Sản phẩm hoặc dịch vụ đó là gì?

Sau khi tổ chức sự kiện nên đạt được điều gì?

Thông tin cơ bản về nội dung event: mục tiêu, thời gian, địa điểm mong muốn, số lượng tham gia, đối tượng tham gia mục đích...

Ý tưởng, thông điệp cần truyền tải

3 hoạt động cơ bản nên có

một vài yêu cầu cơ bản đối với nhà thực hiện

3 yêu cầu đặc biệt khác: màu sắc chủ đạo, tiết mục văn nghệ cần nên có, MC cần nên mời, địa điểm nên phải chuẩn bị, những tiện ích nên có...

rủi ro truyền thông

Giới hạn ngân sách

Vai trò, công việc của Agency: sẽ cung cấp, tổ chức nhiều hạng mục nào trong số 4 hạng mục cần làm ở sự kiện này

Tiêu chuẩn để lựa chọn agency thắng thầu

những khách hàng, chương trình tiêu biểu/ na ná mà agency/supplier đã làm

Lịch trình: thời hạn (deadline) gởi proposal, ngày present, ngày công bố agency thắng thầu, ngày ký hợp đồng...

Gởi proposal này cho ai, ở đâu

Nếu cần thêm thông tin thì liên hệ ai

trao đổi RFP chuẩn bị cho proposal

Buổi RFP càng chi tiết thì Agency càng chuẩn bị được proposal perfect

RFP có thể được phía Công ty/Agency áp dụng cho Supplier (nhà cung cấp) để khám phá kiếm 3 Supplier có hàng hóa dịch vụ và năng lực cung cấp thêm phù hợp cho sự kiện.