Thời điểm hiện nay, dường như giá cả thay đổi ngày cành nhanh và chiều hướng của nó là tăng 5 hơn là giảm. Do đó, việc bạn nên cân nhắc chi phí một phương pháp chu đáo cho việc thực hiện một sự kiệnnào đó lại là một nỗi lo thường trực. Bạn cần phải cân nhắc sử dụng sao cho thật tiết kiệm mà vẫn đạt được hiệu quả nhất định đối với từng hạng mục dù lớn hay nhỏ. Trong khi hách hàng luôn lo lắng làm sao để sự kiện của mình thật độc đáo với khoảng chi phí không được vượt quá ngân sách dự kiến, bên cạnh đó thì nhiều khách mời thì lúc nào cũng thoải mái nhất trong suốt quá trình tham gia sự kiện. Còn với công ty thực hiện event thì cũng đau đầu không kém vì nên tính toán làm sao để đạt được 4 yêu cầu của khách hàng với số tiền bỏ ra tiết kiệm nhất mà vẫn phải đảm bảo lợi nhuận cho mình. Như vậy, bạn thấy đấy, sẽ có hàng loạt một số khó khăn mà người làm hậu cần cho đa số chương trình sự kiện phải tìm phương pháp xoay sở, kiểm soát chi phí, giá cả đầu vào với đầu ra. Điều này thực sự rất phức tạp và khó khăn. cong ty to chuc su kien tat nien

Xưa nay, giá vẫn luôn là “rào cản” cuối cùng trước khi bạn có thể tiến tới kí kết 5 hợp đồng tổ chức chương trình. Trong “bão giá” này khách hàng sẽ luôn có một vài câu hỏi đại loại như là “Ủa, sao giá năm nay giá lại cao hơn năm trước vậy em”. Sẽ không chỉ thế, vẫn còn rất rất nhiều câu hỏi phản hồi về rủi ro chi phí cho một chương trình event khi mà bảng báo giá được gởi kèm với proposal cho một sự kiện. Nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng, bởi vì khi có nhiều câu hỏi hao hao thì cơ hội thực hiện hợp đồng là khá cao rồi đấy. Tệ hơn, có 3 công ty thực hiện event gửi ý tưởng mà chẳng hề nhận được bất kỳ một hồi âm tích cực nào từ phía khách hàng. Lúc đó thì quả là uổng phí công sức 3 ngày suy nghĩ ý tưởng rồi.

cong ty to chuc su kien tat nien

Quả là khó khi giá cả mỗi thời điểm mỗi khác, thế mà khách hàng thì cứ đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với thời điểm hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ, khách hàng nào thông cảm thì rủi ro dễ thở hơn. Khách hàng nào khó tính thì ngân sách đã duyệt là không thay đổi. Điều chỉnh phương pháp thực hiện, thay phương án…là việc thường xuyên phải tranh luận. Bộ phận hậu cần sự kiện phải rà soát lại toàn bộ hạng mục, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, thương lượng lại với những nhà cung cấp dịch vụ sự kiện để có được chi phí đầu vào tốt nhất hơn. Tuy nhiên, một số rủi ro nội tại chủ quan (quy trình tổ chức, kiểm soát chi phí,…) thì còn khả dĩ có phương án giải quyết, thế nhưng với 4 hạng mục cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp thì áp lực vẫn chưa hết.